دانلود مقاله تحول اداری 14 ص (علوم انسانی-مدیریت)

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 14

تحول اداری :

مقدمــه

درقرن حاضر سرعت تغییر تکنولوژی مشکلات وعوارض متعددی رابرای سازمانها درپی داشته است، مثل ناپایداری شیوه های تولید وکوتاهترشدن مداوم عمرمحصولات وخدمات ازیکطرف وناپایداری مهارتها ازسوی دیگر محاسبات مربوط به امکان سنجی تامین بموقع منابع ، تولید محصول کیفی ومشتری پسند وتوزیع وفروش مناسب پیچیده تر گردیده است . درچنین عرصه ای ازرقابت همه جانبه مدیریت سازمانها راناچاربه تغییراتی دررویه ها ، سازوکارها وزیرمجموعه های خود نموده است . بعضی از سازمانها ازجمله شرکت مخابرات که ازآخرین وپیشرفته ترین تکنولوژی وفناوری ارتباطات استفاده می کند برای استمرار حیات سازمان ناچاراست تغییرات بنیادی ودامنه داری رابمنظور رویارویی با چالشهای جدید درساختار سازمانی ، نیروی انسانی، رویه ها وروشها وقوانین ومقررات موجود بوجود آوردتاظرفیتهای لازم رابرای ایجاد توانمندیهای جدید برای افزایش ضریب موفقیت سازمان دربلند مدت ایجاد نماید. دراین راستا همگام با سیاستهای برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی وفرهنگی جمهوری اسلامی ایران اقدام به تشکیل کمیسیون تحول اداری برای راهبری تحول اداری درچهارزمینه فوق نموده است که درقالب چهارکمیسیون فرعی متشکل از مدیران وکارشناسان واحدهای ذیربط شروع به فعالیت نموده است .

الزامات تحول اداری

دلایل وانگیزه های گوناگون رامی توان برای تبیین نیاز سازمانها به انجام دادن تغییرات بنیادی وتحول اداری عنوان نمود ، اکثرسازمانهای دولتی درچرخه عمری موجود خود دوران جوانی وبالندگی راپشت سرگذاشته ووارد دوران افول تدریجی می شوند واین در شرایطی است که شرکت مخابرات به تبع استفاده از آخرین فناوری وتکنولوژی روز درچرخه عمری خود در دوران شکوفایی ورشد بسر می‌برد، لیکن بدلایل زیراین احتمال وجود دارد که این وضعیت نسبتا' مطلوب نتواند دربرهه زمانی پرتلاطم فعلی وآینده در رویارویی با چالشها محیطی به قوت قبلی خود تداوم یابد.

گرچه مشکل می توان فهرست جامعی ازشاخصها وعلائم هشداردهنده رابرای درک وضعیت سازمان وضرورت پرداختن به تغییرات بنیادی ارائه نمود، لیکن توجه به ظهور شاخصها وعلائمی که درذیل به عنوان الزامات محیطی والزامات درونی سازمان به آن پرداخته می شود می تواند جرقه های لازم رادرذهن مدیران شرکت درخصوص توجه وحساسیت بیشتر برای اجتناب ازافول تدریجی شرکت ایجاد نماید.

الزامات محیطی :

1- پیشرفت ارتباطات وسرعت انتقال اطلاعات ودرحقیقت نزدیکتر شدن جوامع جهانی به یکدیگر

2- یکی شدن بازار تولید وخدمات وتشدید رقابت

3- تغییر سریع تکنولوژی وبه تناسب آن ارائه محصولات وخدمات جدید ومتنوع وروشهای بهتر

4- کوتاهترشدن عمرمحصولات وسیکل حیات تولیدات وخدمات وبــه تبع آن ســرعت آهنگ (R& D) پژوهش وتوسعه وکوتاه شدن عمردانشها وتخصصها

5- افزایش هرچه بیشتر تولید انبوه ، کاهش هزینه های ثابت تولید، بهبود نقطه سربه سرو درنتیجه بهبود قیمتها وایجاد رقابت شدید دربازاریابی عرضه محصولات وخدمات جدید

6- افزایش سطح آگاهی ودانش استفاده کنندگان ومصرف کنندگان خدمات وتولیدات سازمانها وشرکتهای خدماتی وتولیدی ودرنتیجه ارتقاء سطح انتظارات وتوقعات وسرعت تغییر الگوی مصرف

دانلود مقاله تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری 20 ص (علوم انسانی-مدیریت)

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 21

تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری محمد عسگری ساجدی

چکیده :

نظامهای سیاسی بر اساس بنیادهای ارزشی و فرهنگ خاص خود شکل می گیرند و برای عملی کردن ارزشها، ساختارها و نهادهای حکومتی مناسب خود را شکل می دهند. هر یک از ساختار ها و نهادها، کارکرد های خاص خود را به اجرا می گذارند و نظام سیاسی را در تحقق هدفها و ارزشها یاری می رسانند. در این تحقیق، نظام اداری کشور زیرمجموعه نظام سیاسی در نظر گرفته شده است. هدف تحقیق حاضر مطالعه تاثیر توسعه نهادهای سیاسی بر تحول نظام اداری دردودوره مشخص از تاریخ معاصرایران است.1)از استقرار تا پایان نظام مشروطه (1285 تا1357)؛2)از استقرار نظام جمهوری اسلامی تاکنون ( 1357 تا 1380 ).

مقدمه :نظام اداری هر کشوری، سیستم تنظیم کننده کلیه فعالیتها برای نیل به هدفهایی است که ازپیش تعیین شده است. امروزه به لحاظ شرایط داخلی و موقعیت بین المللی کشورمان، ضرورت تحول در نظام اداری کشور بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود. با توجه به اینکه نظام اداری به ساختار و بنیان اجتماعی و اهداف فرهنگی، سیاسی، اجتماعی و اقتصادی کشور وابسته است و نمی توان به صورت انتزاعی به آن پرداخت، لذا با توجه به تاثیر مؤلفه های پیش گفته به خصوص نظام سیاسی و توسعه نهادهای سیاسی بر اصلاح نظام اداری، تحقیق حاضر ضمن پرداختن به مؤلفه های اخیر از آغاز تا پایان استقرار رسمی سلطنت مشروطه ( 1285 تا1357)به طور گذرا و جمهوری اسلامی ایران(1357 تا1380)به عنوان تحقیق تکوینی در پی طرح و تبیین آن است.

روش تحقیق :در این پژوهش عمدتاً از روش کتابخانه‌ای استفاده شده است. در روش شناسی نیز بر مبنای سنخیت موضوع و رویکرد نظری در مباحث مطرح شده، تلفیقی از ساختار گرایی و کارکرد گرایی در تحقیق و تحلیل موضوع به خصوص از تحلیل ساختاری-کارکردی « فردریگز» که اکثر صاحب نظران مسائل مدیریت دولتی تحلیل ساختاری-کارکردی او را در مطالعه نظامهای اداری مناسب می‌ دانند، استفاده شده است.به طور کلی تحلیل ساختاری-کارکردی بر دو نکته تأکید می ورزد:1 - بررسی تعامل و کنشهای متقابل میان اجزای متشکله یک نظام اجتماعی؛2 - تجزیه و تحلیل کنشهای متقابل یک نظام با عوامل محیط به آن.یافته های تحقیق :الف – یافته های تحقیق حاصل از مطالعه تطبیقی و آرشیوی: 1)نهادهای سیاسی در هر کشوری سیاستگذاران و واضعان خط مشی عمومی آن کشور به شمار می روند و نظام اداری مجری آن سیاستها و واضعان خط مشی است. 2) بیشترین استخدام نیروی انسانی در کشور های توسعه یافته در ایالات و ادارات محلی مشاهده می شود . در حالی که در کشور های در حال توسعه اغلب در دولت مرکزی متمرکز شده اند؛3) جامعه ما جزء جوامع منشوری به شمار می رود. جوامع منشوری جوامعی تعریف می شوند که در آنها ، بین میزان رشد سیاسی و رشد بوروکراتیک تعادل برقرار نباشد و بوروکراسی ( به علت عدم توسعه اداری ) در مصاف با سایر نهادهای سیاسی برتری داشته باشد . وجود قدرت بوروکراتیک در جوامع منشوری بوروکرات‌ها را برای مداخله در فرایند سیاسی وسوسه می کند . در این جوامع، با بالا بودن قدرت بوروکراتیک کارایی اداری کاهش می‌یابد. در نتیجه کارایی بوروکراسی در این جوامع در مقایسه با جوامع آمیخته یا پراکنده پایین تر است؛ 4) در کشور هایی که به توسعه سیاسی رسیده اند ویژگیهایی از قبیل ظرفیت‌، قابلیت و رشد ادامه دار در آنها مشاهده می‌گردد؛5) وجود بوروکراسی « مدرن » قوی در یک سیستم سیاسی که نهادهای سیاسی آن عموماً ضعیف هستند به نوبه خود یک مانع عمده در سر راه توسعه سیاسی محسوب می شوند؛ 6) در نظامهای سیاسی سنتی،نخبگان سیاسی از میان منابع سنتی مشروع برخاستند که بیشتر مذهبی هستند؛7)ضعف مشاهده شده در فرایند هماهنگی در نظام مدیریت دولتی ایران ، می‌تواند به دلیل نامشخص بودن مراجع سیاستگذار و تصمیم گیر باشد؛8)تحول اداری از جمله تحول در هدفها، ارزشها ، تصمیم گیری و ساختار تشکیلات می تواند منوط به تحول و دگرگونی نظری و کلامی، نسبت به شیوه نگرش مسئولان در امور حکومت و دولت باشد؛9)با اطمینان می توان ادعا کرد که تحول در اندیشه مسئولان نهادهای سیاسی نسبت به حکومت، موجب طرح تحول اداری در شرایط موجود شده است؛10)طرح تحول در شرایط موجود ، می‌تواند در نتیجه فعال شدن و سر برآوردن جناحهای سیاسی و انگیزه رشد و ارتقای کارآیی و اثر بخشی سازمانهای دولتی توسط مسئولان نهادهای سیاسی باشد؛11)انتظار می رود که تحول اداری به تنهایی و بدون انجام اصلاحات سیاسی در شرایط موجودامید رسیدن به توسعه را کاهش دهد.ب- یافته های حاصل از تجزیه و تحلیل سیستمی ( ساختاری-کارکردی):در این قسمت نتایج حاصل از مطالعه با رویکرد ساختاری-کارکردی از ابتدای سال 1285ه-ش تاسال1357و از پیروزی انقلاب اسلامی تا سال 1380 درد و بخش به شرح زیرآورده شده است: بخش اول : از استقرار تا پایان انقلاب مشروطه ( 1285 تا 1357 ):گفتیم که از سال 1285 با پیروزی انقلاب مشروطه ، تمرکز قدرت شاه و دربار و تمرکزگرایی دیرینه در ایران در ابعاد و جنبه‌‌های گوناگون جای خود را به تمرکززدایی و توزیع قدرت داد. از یک سو با ایجاد مجلس و نظام پارلمانی و

تحقیق در مورد فساد مالی و اداری 20 ص (word)

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 20

فساد مالی و اداری

فساد مالی در لغت به معنی تباه شدن، نابود شدن، از بین رفتن، فتنه، آشوب، زیان، کینه، ظلم،  شرارت، بیماری و ... است.

فساد در ادبیات لاتین از فعل لاتین RUMPERE  به معنای شکستن است در حقیقت با تحقق فساد، چیزی می شکند یا نقض می شود. وا‍‍‍ژه مال هم که یک کلمه یونانی MELON    یا  MALON    و لغت لاتینی  MALUM  است.  مال در اصطلاح عبارت است از هر چیزی که دارای ارزش اقتصادی بوده و قابل تبدیل به پول باشد.       

به طور کلی فساد مالی و اداری که بانک جهانی تعریف کرده است به کلیه سوء استفاده از قدرت و امکان رسیدن برای تامین منافع شخصی فرد، حزب، طرز تفکر خاص طبقه خاص و... گفته می شود.

ساموئل هانتینگتون می گوید فساد اداری، رفتار آن دسته از کارکنان بخش دولتی اطلاق می شود که برای منافع خصوصی خود، ضوابط  پذیرفته شده را زیر پا می گذارند.

تعریف دیگری نیز وجود دارد و آن عبارت است از فساد اداری به مجموعه رفتارهای آن دسته از کارکنان بخش عمومی اطلاق می شود که در جهت منافع غیر سازمانی، ضوابط و عرف پذیرفته شده را نادیده می گیرند.

ویتو تانزی هم فساد مالی و اداری را اینگونه تعریف می کند: فساد اداری به معنی عدم رعایت اصل فاصله از سوی مقامات دولتی به منظورکسب امتیاز برای خود یا افراد وابسته می باشد.

جیمز اسکات نیز فساد اداری را به مجموعه رفتاری اطلاق می کند که ضمن آن فرد به دلیل تخقق منافع خصوصی خود و دست یابی به رفاه بیشتربا موقعیت بهتر، خارج از چهار چوب رسمی  وظایف یک نقش دولتی عملی می کند.

فساد مالی و اداری چیست ؟  به نظر می رسد فساد مالی و حتی فساد اداری کم و بیش در اکثر کشورهای جهان وجود دارد که البته فساد اداری درکشورهای جهان سوم یعنی کشور هایی که از نظر اقتصادی در اوضاع و احوال خوبی به سر نمی برند نمایان تر باشد.

در واقع فساد اداری پدیده ای است که همواره همراه و همزاد دولت است یعنی جایی که به کار های دولتی می پردازند یعنی از دامنه و حوزه بزرگتری برخوردارهستند خود را به وضوح نشان می دهد. بهنتر است بگوییم از زمانی که جمعیت زمین و کشورها زیاد شد و دولت ها مجبور بودند برای حل مشکلات اجتماعی روزمره فعالیت بشری را سازمان یافته داشته باشند دیده شد.

به طور کلی ایران هم از این قاعده مستثنی نیست و در واقع  فساد اداری و مالی دردستگاهها ی دولتی از گذشته و تا به حال خود را نشان داده است.

به نظر می رسد فساد در ایران از بعد از انقلاب اسلامی همیشه همراه دستگاه های دولتی بوده است، تاثیر جنگ تحمیلی 8 ساله باعث شد تا دخالت مستقیم در دستگاه های اداری و اقتصاد کشور و از طرفی دیگر مبارزه با فساد های مالی و اداری در نتیجه انحصاری کردن برخی امور اقتصادی باعث عجین شدن فساد با دستگاه های دولتی در ایران شود.

بدون شک فساد وارد کردن خدشه بر سیاستهای دولت و دستگاه است که باعث از بین رفتن منابع ملت می شود و البته دقیقا فساد و منابع رشد و پیشرفت و خنثی شدن برخی سیاست ها  و حتی منجر به کاهش فقر در جامعه می شود و از طرفی دیگر فساد باعث افزایش هزینه ها و اخلال درروند تصمیم گیری می شود.

به طور کلی فساد زیان های اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و همچنین موجب تضعیف اعتقاد و اعتماد مردم به ظرفیت ها و توانایی های یک حکومت و در آخر قطع امید از دولت ها خواهد شد.

حال که فساد در دولت ها اینچنین ضررهایی را به دنبال دارد پس چرا نباید به صورت ضرب الاجل و با تمام قوا و حتی در کلیه زمینه های موجود جلوی آ ن را نگرفت تا بیش از این در جامعه ریشه ندواند.

درهمین راستا با تاکید مسوولان کشور و تهیه و تدوین سازمان مدیرت و برنامه ریزی در جهت ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد تدوین شده است. به همین جهت کلیه دستگاه ها و سازمان های دولتی موظف به اجرای آن شده اند. در واقع اقدامات لازم در این جهت عبارت است از

1-کوچک سازی و کاهش تصدی گری دستگاه ها و کاهش رابطه و حذف تمرکزهای غیر ضروری و نظارت دولت.

2-ساده سازی ساختارها و مناسبات بروکراسی حاکم بر دستگاه ها و

تحقیق در مورد فساد اداری 35 ص (word)

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 35

مقدمه:

فساد اداری که از مصادیق بارز آن می توان به اختلاس ورشوه خواری اشاره نمود از جمله مسایل اجتماعی است که گریبانگیر جوامع است این مسئله تا بدانجا گستردگی وشیوع داشته که سازمانهای بین المللی چون سازمان ملل نیز برای حل این مشکل دست به کارشده وبه کوششهایی جهت حل این مسئله درداخل کشورها وحتی درداخل خود سازمان ملل دست زده است.

فساد اداری دریک بعد، چون به بحث مدیریت و اداره برمی گردد ازجمله مسایل محوری علم مدیریت است . این امر خود باعث نوعی طرز تلقی نادرست ازآن نیز شده بود به طوری که ازابعاد اصلی مسئله فساد اداری که خاستگاه وجنبه اجتماعی پیدایش تقویت وتایید این مسئله است غفلت می شده است. امروزه باروشن ترشدن ابعاد موضوع درحوزه هنای جامعه شناسی هم به این مسئله توجهی خاص می شود به نظر میرسد شناخت درست تر نسبت به مسئله نیز ازهمین بعد جامعه شناختی اش بایستی صورت گیرد و طبعا راه حلهایی که ازاین پس ارائه خواهد شد درست تر و ریشه ای تر و به واقعیت نزدیک تر خواهد بود.

به دلیل پنهان بودن خود معضل وزیانهای جمعی آن برای سیاستگذار و نیز به دلایل متعدد دیگری که درگزارش ذکر خواهد شد توجهی جدی به حل این مسئله نمی شود اینکه فساد اداری یک مسئله است مورد توجه است. راه حلهای مسئله نیز تاحدودی شناخته شده اند اما دربعد عملی سیاستگذاران ، چندان رغبتی به حل مسئله نشان نمی دهند. شاید دلیل عمده این امر شبکه ای بودن باندهای فساد اداری است که حمایتی گسترده برای خود این باندها به حساب می آید و در نتیجه هم شناسایی و هم حذف آنها مشکل می نماید .

این شبکه ها گاهی آنچنان پیچیده اند که حتی به رده های بالاتر مقامهای مسئول کشورها نیز می رسند. دراین حالت سازمان یافته حل مسئله بسیار دشوارتر است این گزارش به نوبه خود درتلاش برای کنکاشی دراین مسئله به فساد اداری وتعریفی که از آن می شود، تاریخچه فساد اداری درجهان و ایران انواع فساد اداری، زیانهای فساد اداری روشهای مبارزه باآن ونهایتاً دلایل تسامح دولتها درقبال این مسئله می پردازد.

تعریف فساد اداری:

ازفساد اداری تعاریف متعددی ارائه شده است ، در زیر به برخی ازاین تعاریف اشاره می شود تا عناصر اصلی تعاریف مشخص شوند. تعریف فساد اداری چه در محافل علمی و چه درمجامع بین المللی سالها موضوع مباحثات متعدد بوده است هم اکنون چنین به نظر می رسد که بیشتر به شیوع آن می اندیشند تا ریشه آن درهرحال یکی از نخستین تعاریفی که درسال 1931 ارائه گردید تعریفی است که ((ژ.ژسنوریا)) درقالب الفاظ ذیل عنوان کرد((فساد اداری به معنای استفاده غیر قانونی ازقدرت دولت برای نفع شخصی است یا وجودی که واژه فساد اداری اغلب به عنوان مترادف ((رشوه خواری)) به منظور شامل شدن مثلا هرنوع رشوه که درون بخش خصوصی داده دریافت می گردد به کاربرده میشود، محدود نمودن قلمرو آن به رشوه خواری که دستگاه دولتی را تحت تاثیر قرارمی دهد متداول تر می باشد.

براساس گزارش وزیر دادگستری ایتالیا درنوزدهمین کنفرانس وزرای دادگستری گروه چند منطوره فساد اداری شورای اروپا GMC تعریف موقت واصلاح پذیر زیر را درخصوص فساد اداری ارائه نمود(( فساد اداری آن چنان که GMC ( گروه چند منظوره فساد اداری).استدلال می کند عبارت است از:

رشوه خواری یا هرگونه رفتار دیگر دربرخورد باا فراد مسئول دربخش دولتی یا بخش خصوصی که موجب نقض وظایف این افراد گردد و یا هرگونه رابطه دیگر ازاین نوع به قصد کسب امتیازات ناشایست ازهرنوع برای خود یا دیگران)).ازاین رو می توان گفت که فساد اداری نتیجه انحصاری کردن قدرت توام با اقدام به تصمیم گیری بدون داشتن مسئولیت نسبت به انجام آن است (مجموعه بشارت اول،112)

ساموئل هانتینگتون درتعریفی دیگر، فساد اداری را به رفتار آن کارمندان عمومی اطلاق می نماید که برای منافع خصوصی شان ضوابط پذیرفته شده را زیر پا می گذارند. ( افشاری،21)

تانزی ( Tanzi) درتعریفی دیگرمعتقد است که یک کارمند یا مسئول دولتی هنگامی مرتکب فساد اداری شده است که دراتخاذ تصمیمات اداری تحت تاثیر منافع شخصی و یا روابط و علایق خانوادگی ودوستیهای اجتماعی قرارگرفته باشد در این تعریف سه انگیزه 1- نفع شخصی مستقیم2- دریافت رشوه نقدی یا غیر نقدی از شخص ثالث 3- کمک به دوستان وخویشاوندان مد نظر قرارگرفته است پس بنابراین، فساد اداری برحسب منافع عمومی آن گروه از اقدامات کارمندان ومسئولین دولت است که اولا: به منافع عمومی لطمه نزند و ثانیا هدف از آن رساند ن فایده به عامل( کارمند اقدام کنند) یا به شخصی ثالث است که عامل را اجیر کرده باشد( حبیبی،9-57).

دیوید جی گولد ((فساد اداری را سوء استفاده شخصی از منابع عمومی توسط کارمندان دولت)) تعریف نموده است ( سام کن،20)) اما درمفهوم لغوی ادیبان درفرهنگهای فارسی واژه فساد را به تباه شدن معنا کرده اند.(پیشین،18)

درزبان لاتین که ریشه اکثر زبانها درکشورهای پیشرفته صنعتی است واژه معادل فساد( Corruption) به معنای شکستن یا شکسته شدن درزبان فارسی است ومفهوم آن این است که شیئی مادی یاغیر مادی شکسته شده باشد دراینجا منظور شکسته شدن قانون، عرف ، اخلاق، رفتار و یا اغلب موارد تخطی از مقررات دولتی است (حبیبی،30)

اشکال فساد اداری:

همان گونه که دراین بحث نیز اشاره خواهد شد فساد اداری به اشکال و انواع مختلفی می تواند بروز و نمود داشته باشد . دریک دسته بندی کلی اشکال فساد اداری را به 5 مقوله زیر تقسیم بندی کرده اند:

1-رشوه-2-اختلاس 3- تصرف غیر قانونی- 4- تدلیس- 5- اعمال نفوذ6- پورسانت

در زیر ابتدا به تعریف مختصری از هرکدام ازاین انواع خواهیم پرداخت و تمایزاتی بین آنها اشاره خواهیم کرد.

1-رشوه:

رشوه اسم مصدر بوده ودرلغت به معنای کود وخاشاک است کشاورزان برای آماده کردن زمین به آن می دهند وگاهی به معنای طناب نیز به کار رفته و به هرسه شکل رشوه و رشوه به کار می رود واسم فاعل آن از ثلاثی مجرا راشی به معنای رشوه دهند است و مرتشی نیز اسم فاعل ازباب افتعال به معنای رشوه گیرنده است(سام کن21).

همچنین رشوه به معنای وجه یا مالی است که برای ابطال حق واحقاق باطل پرداخت می شود لکن دراصطلاح قانون، قبول وجه یا مالی است که کارکنان دولت و یا سایر

تحقیق در مورد سیستم‌های اتوماسیون اداری 16 ص (word)

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 16

سیستم‌های اتوماسیون اداری

چکیده

امروزه سیستم‌های اداری، سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم‌های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

مقدمه

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند. درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونیهای این محیط در دهه 1990 (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچنـــــدان کرد. به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می‌یابد، چنانکه امروز سازمانهایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و...

اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد.

فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکتهای موفق نشان می‌دهد که همگی آنها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می‌گردند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پــردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند.

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می‌آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند.