مدیریت فروش 12 ص

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 12

سیستم‌های مدیریت فروش، سیستم‌های اطلاعاتی هستند. این سیستم‌ها در بازاریابی و مدیریت به کار می‌روند و برخی از عملکردهای مدیریت فروش و فروش را اتوماتیک می‌کنند. این سیستم‌ها با سیستم اطلاعاتی بازاریابی تلفیق می‌شوند و اغلب به آنها سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری اطلاق می‌شود.

مزایای سیستم برای نیروی فروش

سیستم‌های اتوماسیون نیروی فروش می‌توانند بهره وری نیروی فروش را بهبود بخشند. برای مثال:

- نیروی فروش به جای نوشتن گزارشات و فعالیت‌های فروش برروی برگه، می‌توانند از فرمهای الکترونیکی استفاده کنند. بدین ترتیب در زمان صرفه جویی می‌شود.

- نیروی فروش به جای ارائه گزارشات به صورت چاپی به مدیریت، می‌توانند با کمک اینترانت شرکت، اطلاعات را ارسال نمایند.

- اگر ابزارهای اضافی بتوانند میزان رکورد کمتری را نگهدارند، روحیه کارکنان بهبود می‌یابد.

- این سیستم‌ها می‌توانند به عنوان وسیله آموزشی اثربخش و کارآمد به کارر وند.

مزایای سیستم برای مدیرفروش

- مدیرفروش به جای جمع آوری برگه‌های کاری از مسئولین فروش و جدول بندی نتایج، می‌تواند نتایج را به طور اتوماتیک در جداول، چارتها یا گراف‌های قابل فهم ارائه دهد. و بدین ترتیب در زمان صرفه جویی می‌شود.

- گزارشات کاری، درخواست اطلاعات، سفارشات ثبت شده و سایر اطلاعات فروش سریع‌تر به مدیریت فروش ارسال می‌شوند و به وی امکان می‌دهند تا سریع‌تر پاسخ‌گو باشد. و بدین ترتیب مدیر فروش کنترل بهتری بر فرایند فروش خواهد داشت.

- مدیر فروش می‌تواند سیستم را به گونه‌ای پیکربندی کند تا اطلاعات با کمک تکنیک‌های آماری پیچیده به طورخودکار مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند و نتایج را به گونه‌ای کاربر پسند ارائه دهد.

این اطلاعات در موارد زیر کاربرد خواهند داشت:

- فراهم آوردن داده‌های تحقیقات بازار، جمعیت شناسی، رفتاری، پذیرش محصول، مشکلات محصول و تشخیص تمایلات مشتری

- فراهم آوردن داده‌ها تحقیقات بازار در زمینه: پویایی صنعت، رقبای جدید، محصولات جدید رقبا، فعالیت‌های تبلیغاتی جدید رقبا

- هماهنگی با سایر بخش‌های شرکت به ویژه بازاریابی، تولید و امور مالی

- شناسایی مشتریان سودآور و مشکلات مشتریان

- ردیابی بهره وری نیروی فروش

مزایای سیستم برای مدیربازاریابی

- شناسایی ساختار اقتصادی صنعت

- شناسایی بازارهدف

- شناسایی بهترین مشتریان

- شناسایی رقباومحصولاتشان

- توسعه محصولات جدید

- بنیان نهادن مکانیسم‌های اسکن محیط برای شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها

- شناسایی نقاط قوت و ضعف شرکت

- توسعه استراتژی‌های بازاریابی برای هر یک از محصولات با کمک آمیخته بازاریابی (قیمت، محصول، مکان توزیع، و تبلیغ)

- ایجادمزیت رقابتی پایدار

مزایای استراتژیک سیستم

-همانگونه که در فوق اشاره شد، بهره وری افزایش می‌یابد. نیروی فروش از زمانشان کارآمدتر و اثربخش‌تر استفاده خواهند نمود. و بدین ترتیب افزایش بهره وری از سه طریق مزیت رقابتی را ایجاد می‌کند: کاهش هزینه‌ها، افزایش فروش، افزایش سهم بازار.

- مسوولین فروش اطلاعات خود را با تناوب بیشتری ارسال می‌کنند. و بدین ترتیب زمان پاسخگویی مدیریت فروش کاهش می‌یابد.

- اگر از این سیستم‌ها به خوبی استفاده شود، رضایت مشتری افزایش می‌یابد.

معایب سیستم

- کارکردن با این سیستم‌ها دشوار است.

- نیازمند نگهداری مداوم، به روزرسانی اطلاعات و ارتقاء سیستم هستند.

- پرهزینه

- مجمتع سازی این سیستم‌ها با سیستم‌های اطلاعات مدیریت دشوار است.

مدیریت فروش (Sale Management)

هدف تمام شرکتهای انتفاعی، افزایش فروش سودآور از طریق ارضای نیازها و خواسته های بازار و مصرف کنندگان در بلندمدت است. مدیریت فروش در رسیدن به این هدف نقش مهمی را در مجموعه فعالیتهای بازاریابی ایفا می کند.

فروشندگان امروز بیش از گذشته قدرتی پویا در دنیای تجارت محسوب می شوند و تلاشهای آنها اثر مستقیم بر فعالیتهای متنوع و مختلف شرکت دارد.آنها محصولات شرکت را به مشتریان معرفی می کنند، سفارشات فروش را که منجر به ارسال محصولات برای مشتریان می شود دریافت می کنند. موقعیت محصولات شرکت را در بازار حفظ می کنند، وضعیت رقبا را ارزیابی می کنند و نهایتاً زمینه های موفقیت و پیشرفت شرکت را فراهم می آورند. شرکتها برای فروش محصولات خود شیوه مناسبی را اتخاذ می کنند. آنها یا از فروشندگان مستقیم خود برای فروش استفاده می کنند و یا برای این منظور از فروشندگان قراردادی استفاده می کنند. در هر دو شیوه، مدیران فروش بایستی مدیریت بر فروش و نیروی فروش را جدی بگیرند...

مدیریت فروش (Sale Management)

دانلود مقاله مدیریت فروش 12 ص (علوم انسانی-مدیریت)

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 12

سیستم‌های مدیریت فروش، سیستم‌های اطلاعاتی هستند. این سیستم‌ها در بازاریابی و مدیریت به کار می‌روند و برخی از عملکردهای مدیریت فروش و فروش را اتوماتیک می‌کنند. این سیستم‌ها با سیستم اطلاعاتی بازاریابی تلفیق می‌شوند و اغلب به آنها سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری اطلاق می‌شود.

مزایای سیستم برای نیروی فروش

سیستم‌های اتوماسیون نیروی فروش می‌توانند بهره وری نیروی فروش را بهبود بخشند. برای مثال:

- نیروی فروش به جای نوشتن گزارشات و فعالیت‌های فروش برروی برگه، می‌توانند از فرمهای الکترونیکی استفاده کنند. بدین ترتیب در زمان صرفه جویی می‌شود.

- نیروی فروش به جای ارائه گزارشات به صورت چاپی به مدیریت، می‌توانند با کمک اینترانت شرکت، اطلاعات را ارسال نمایند.

- اگر ابزارهای اضافی بتوانند میزان رکورد کمتری را نگهدارند، روحیه کارکنان بهبود می‌یابد.

- این سیستم‌ها می‌توانند به عنوان وسیله آموزشی اثربخش و کارآمد به کارر وند.

مزایای سیستم برای مدیرفروش

- مدیرفروش به جای جمع آوری برگه‌های کاری از مسئولین فروش و جدول بندی نتایج، می‌تواند نتایج را به طور اتوماتیک در جداول، چارتها یا گراف‌های قابل فهم ارائه دهد. و بدین ترتیب در زمان صرفه جویی می‌شود.

- گزارشات کاری، درخواست اطلاعات، سفارشات ثبت شده و سایر اطلاعات فروش سریع‌تر به مدیریت فروش ارسال می‌شوند و به وی امکان می‌دهند تا سریع‌تر پاسخ‌گو باشد. و بدین ترتیب مدیر فروش کنترل بهتری بر فرایند فروش خواهد داشت.

- مدیر فروش می‌تواند سیستم را به گونه‌ای پیکربندی کند تا اطلاعات با کمک تکنیک‌های آماری پیچیده به طورخودکار مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند و نتایج را به گونه‌ای کاربر پسند ارائه دهد.

این اطلاعات در موارد زیر کاربرد خواهند داشت:

- فراهم آوردن داده‌های تحقیقات بازار، جمعیت شناسی، رفتاری، پذیرش محصول، مشکلات محصول و تشخیص تمایلات مشتری

- فراهم آوردن داده‌ها تحقیقات بازار در زمینه: پویایی صنعت، رقبای جدید، محصولات جدید رقبا، فعالیت‌های تبلیغاتی جدید رقبا

- هماهنگی با سایر بخش‌های شرکت به ویژه بازاریابی، تولید و امور مالی

- شناسایی مشتریان سودآور و مشکلات مشتریان

- ردیابی بهره وری نیروی فروش

مزایای سیستم برای مدیربازاریابی

- شناسایی ساختار اقتصادی صنعت

- شناسایی بازارهدف

- شناسایی بهترین مشتریان

- شناسایی رقباومحصولاتشان

- توسعه محصولات جدید

- بنیان نهادن مکانیسم‌های اسکن محیط برای شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها

- شناسایی نقاط قوت و ضعف شرکت

- توسعه استراتژی‌های بازاریابی برای هر یک از محصولات با کمک آمیخته بازاریابی (قیمت، محصول، مکان توزیع، و تبلیغ)

- ایجادمزیت رقابتی پایدار

مزایای استراتژیک سیستم

-همانگونه که در فوق اشاره شد، بهره وری افزایش می‌یابد. نیروی فروش از زمانشان کارآمدتر و اثربخش‌تر استفاده خواهند نمود. و بدین ترتیب افزایش بهره وری از سه طریق مزیت رقابتی را ایجاد می‌کند: کاهش هزینه‌ها، افزایش فروش، افزایش سهم بازار.

- مسوولین فروش اطلاعات خود را با تناوب بیشتری ارسال می‌کنند. و بدین ترتیب زمان پاسخگویی مدیریت فروش کاهش می‌یابد.

- اگر از این سیستم‌ها به خوبی استفاده شود، رضایت مشتری افزایش می‌یابد.

معایب سیستم

- کارکردن با این سیستم‌ها دشوار است.

- نیازمند نگهداری مداوم، به روزرسانی اطلاعات و ارتقاء سیستم هستند.

- پرهزینه

- مجمتع سازی این سیستم‌ها با سیستم‌های اطلاعات مدیریت دشوار است.

مدیریت فروش (Sale Management)

هدف تمام شرکتهای انتفاعی، افزایش فروش سودآور از طریق ارضای نیازها و خواسته های بازار و مصرف کنندگان در بلندمدت است. مدیریت فروش در رسیدن به این هدف نقش مهمی را در مجموعه فعالیتهای بازاریابی ایفا می کند.

فروشندگان امروز بیش از گذشته قدرتی پویا در دنیای تجارت محسوب می شوند و تلاشهای آنها اثر مستقیم بر فعالیتهای متنوع و مختلف شرکت دارد.آنها محصولات شرکت را به مشتریان معرفی می کنند، سفارشات فروش را که منجر به ارسال محصولات برای مشتریان می شود دریافت می کنند. موقعیت محصولات شرکت را در بازار حفظ می کنند، وضعیت رقبا را ارزیابی می کنند و نهایتاً زمینه های موفقیت و پیشرفت شرکت را فراهم می آورند. شرکتها برای فروش محصولات خود شیوه مناسبی را اتخاذ می کنند. آنها یا از فروشندگان مستقیم خود برای فروش استفاده می کنند و یا برای این منظور از فروشندگان قراردادی استفاده می کنند. در هر دو شیوه، مدیران فروش بایستی مدیریت بر فروش و نیروی فروش را جدی بگیرند...

مدیریت فروش (Sale Management)

تحقیق در مورد سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS 30 ص (word)

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 30

سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS

چکیده

این مقاله سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS را پوشش می‌دهد. از آنجا که MIS ترکیبی از سه پدیده سیستم، اطلاعات و مدیریت می‌باشد ابتدا این موارد را بررسی میکند. به علت تأثیرات قابل توجه سیستمهای اطلاعاتی بر روی MIS   مبحث دیگر مقاله،  درباره آن می‌باشد. متخصصان اطلاعاتی شامل تحلیل‌گر سیستمها، مدیران پایگاههای داده، متخصصان شبکه، برنامه‌نویس‌ها و اپراتورها در قسمت بعدی بررسی شده است. بعد از بررسی اجزای MIS به سیستم‌های اطلاعات مدیریت در حالت کلی پرداخته می‌شود.سیستمهای پشتیبانی تصمیم(DSS)، تأثیرات هوش مصنوعی و سیستم‌های خبره بر روی این سیستم‌ها دیگر مبحث مقاله می‌باشند. آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذکر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب کنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوکراسی یا اطلاع‌سالاری می‌باشد.

مقدمه

موضوع این بحث مقاله سیستم اطلاعات مدیریت می‌باشد سیستم اطلاعت مدیریت به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می‌باشد همانطور که می‌دانیم برای مدیریت درقرن 21 نمی دانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم:

1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها، که خودیک سیاست رقابت صادراتی می‌باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم‌های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می‌نماید.

مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده‌های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد. از طرف دیگرسیستم‌های مدیریت وابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد:1-کنترل سنتی 2-کنترل بروکراتیک 3-کنترل کاریزماتیک 4-کنترل اینفورماتیک.

درساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال می‌شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می‌گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می‌پذیرفت وبدان گردن می‌نهاد. دروضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می‌گردید. دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می‌کردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می‌کردند زیرا آنها را قبول داشتند. دربروکراسی، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می‌شد، ساختاری که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود. دراینفوکراسی، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد کرده است واینفوکراسی می‌تواند هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبکه‌های الکترونیکی بدست آورد. ازسیستم‌های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی 1380،123).

باتوجه به ویژگی خطیرسیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم‌ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند. دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه 100000تا 300000 دلاراست (مومنی 1372،32). عملاً کارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشرکت یا موسسه برای برنامه ریزی‌های آینده وتصمیم گیری می‌باشد این مدیر برای گردآوری داده‌ها وپردازش آنها نیاز به سیستم‌های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم‌های خبره می‌باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم‌های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می‌باشد.

درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت کتابخانه که بر اساس مفهوم سیستم‌های اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، کارهایی توسط همبرگ و دیگران[1](1978) انجام گرفته است. آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصمیم گیری ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شکل گرفته بود. بومر و کروبا (1983) شش حوزه کلیدی اخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی کرده‌اند. این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و کتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین کتابخانه‌ای و امکانات فیزیکی. بطورکلی می‌توان گفت که گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه می‌باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.

مفاهیم سیستمها

سیستم، گروهی از عناصر می‌باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند (Mcleod 1998,12).مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می‌باشد باهم ترکیب می‌شوند. درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد، تبدیل می‌شود. دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظر قرار می‌دهد. مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخود به جریان منابع متصل می‌شود. بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سیستم کسب می‌کند وآن رابرای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می‌دهد. مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده ومنجر به علائمی به عنصر دررونداد می‌شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش راتغییر دهد (Mcleod l998,12). وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می‌باشد دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونیک و….می باشند وفرایند خدمات فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان موادقابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر وکارآمدتر به مراجعان وکاربران می‌باشد، تبدیل می‌کند.مکانیسم کنترل دراینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مراکز خدمات فنی ومجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراینجا ارتباطات وروابطی است که شخص رئیس رابا قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می‌کند.

هر سیستمی می‌تواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقه بازنامیده می‌شود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می‌شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطورکه می‌دانیم حلقه‌ای که بازباشد، حلقه نیست. حال سیستم‌ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می‌کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می‌باشد. مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم‌های فرعی، سیستم‌های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می‌باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می‌شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی

تحقیق در مورد سیستم‌های اتوماسیون اداری 16 ص (word)

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات

فرمت فایل word  و قابل ویرایش و پرینت

تعداد صفحات: 16

سیستم‌های اتوماسیون اداری

چکیده

امروزه سیستم‌های اداری، سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم‌های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم‌های اطلاعاتی و تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم‌های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است.

مقدمه

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه‌های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه‌های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می‌شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند. درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونیهای این محیط در دهه 1990 (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را دوچنـــــدان کرد. به همین جهت، بحث سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم‌های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می‌یابد، چنانکه امروز سازمانهایی می‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم‌های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی دارد؟ و...

اهمیت اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می‌رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد.

فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می‌شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان موردنیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم‌های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند. توجه به شرکتهای موفق نشان می‌دهد که همگی آنها به سیستم‌های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم‌های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم‌های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می‌شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می‌گردند.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه‌ها فقط جهت پــردازش داده‌ها در امور حسابداری استفاده می‌شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند.

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه‌ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می‌آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند.